Guide
BRF-hubben: så upphandlar styrelsen förvaltning och entreprenader
2026-09-23
Att upphandla förvaltning och entreprenader är styrelsens tyngsta ekonomiska beslut. Den här hubben samlar hela kedjan – från rollfördelning i styrelsen till kravställning, avtalslängd, utvärdering och leverantörsbyte – och länkar vidare till fördjupning för varje tjänst. Behöver ni komma igång direkt kan ni beskriva uppdraget en gång på Offerta och få upp till sex offerter från förvaltare och entreprenörer i ert område.
Hur upphandlar en bostadsrättsförening förvaltning och entreprenader?
Styrelsen definierar behovet, skriver ett underlag med tydlig omfattning, tar in flera jämförbara offerter, utvärderar på både pris och innehåll och tecknar avtal med rätt längd och uppsägningstid. En brf är en privat aktör och omfattas inte av reglerna om offentlig upphandling.
Att LOU inte gäller är en frihet, inte en genväg. Lagen om offentlig upphandling riktar sig till statliga och kommunala myndigheter och offentligt styrda organ (1 kap. 22 § LOU) – inte till bostadsrättsföreningar. Ni bestämmer alltså själva formen, men det är fortfarande styrelsens ansvar att kunna visa medlemmarna att beslutet vilar på jämförbara underlag.
Vem i styrelsen gör vad?
Ge upphandlingen en ägare. Den vanligaste orsaken till att en upphandling drar ut i ett år är att "styrelsen" som helhet äger frågan – och då äger ingen den.
Rollfördelning som fungerar
Utse en projektledare i styrelsen som håller tidplan och kontakt med leverantörerna. Låt kassören äga de ekonomiska nyckeltalen och avtalets kostnadsbild över hela löptiden. Låt en teknikansvarig ledamot äga omfattningen: vad som faktiskt ska utföras, hur ofta och med vilken kvalitet. Beslutet fattas alltid av styrelsen gemensamt och protokollförs.
Jäv – regeln många missar
En styrelseledamot får inte handlägga en fråga om avtal mellan sig själv och föreningen, eller avtal där ledamoten har ett väsentligt intresse som kan strida mot föreningens (7 kap. 23 § lagen om ekonomiska föreningar). Det gäller även avtal med bolag som ledamoten företräder. Har ni en ledamot i byggbranschen är hens kunskap guld värd i kravställningen – men hen ska kliva ur rummet när avtalet beslutas.
När räcker inte styrelsen till?
Vid större entreprenader, som stambyte eller fasadrenovering, är upphandlingsstöd ofta det billigaste ni köper. En extern projektledare skriver underlaget på entreprenörernas språk och fångar upp det som annars blir ändrings- och tilläggsarbeten. Läs mer om projektledning och upphandlingsstöd.
Vad ska stå i underlaget?
Underlaget avgör om offerterna går att jämföra. Beskriv fastigheten (byggår, antal lägenheter, ytor, hisstyp, uppvärmning), exakt vilka moment som ingår, hur ofta de ska utföras, vem som ansvarar för material, vilka svarstider som gäller vid fel och hur ni vill bli rapporterade till.
Skilj på förvaltningens tre delar
Ekonomisk förvaltning är avisering, bokföring, årsredovisning, budgetstöd och lägenhetsförteckning. Se ekonomisk förvaltning för brf och prisbilden i vad kostar ekonomisk förvaltning för brf.
Teknisk förvaltning är tillsyn, felavhjälpning, myndighetsbesiktningar och underhållsstyrning. Se teknisk förvaltning av brf och vad kostar teknisk förvaltning av brf.
Fastighetsskötsel är det dagliga: städning, grönyteskötsel, byte av lampor, snöröjning och trapphusrondering. Se löpande fastighetsskötsel.
Vill ni ha allt hos en leverantör finns totalförvaltning av fastighet. Fördelen är en kontaktväg; nackdelen är att ni tappar möjligheten att byta ut en svag del utan att röra resten.
Bygg underlaget på underhållsplanen
Underhållsplanen är styrelsens karta. Sedan lagändringen ska den ekonomiska planen innehålla en teknisk underhållsplan som visar fastighetens underhålls- och återinvesteringsbehov de kommande 50 åren (3 kap. 1 § bostadsrättslagen). Den planen talar om vilka entreprenader som ska upphandlas när – och gör att ni slipper akutupphandla ett tak i november. Läs mer i underhållsplan och därför behöver din brf en underhållsplan.
Serviceavtalen som återkommer varje år
Hiss, ventilation, sotning, lås och energi har egna regelverk och egna avtalscykler. Samla dem i ett årshjul så att ni upphandlar dem planerat i stället för när påminnelsen dyker upp:
Hisservice och besiktning – se hisservice. OVK, den obligatoriska ventilationskontrollen – se OVK-besiktning. Energideklaration, som får användas i tio år efter att den upprättats (6 b § lagen om energideklaration för byggnader) – se energideklaration. Lås, portar och passersystem – se lås och larm. Sotning och brandskyddskontroll – se sotare.
Hur många offerter bör styrelsen ta in?
Ta in minst tre jämförbara offerter, gärna fler vid större entreprenader. Först när ni ser spridningen vet ni om nivån är rimlig. Via Offerta beskriver ni uppdraget en gång och får upp till sex offerter från företag som vill ta jobbet, vilket sparar styrelsens tid.
Begär samma sak av alla: fast pris eller tydlig timdebitering, vad som ingår respektive tillkommer, hur indexuppräkning sker, referenser från liknande föreningar och namn på den som faktiskt ska sköta er fastighet. Kontrollera F-skatt, ansvarsförsäkring och relevanta behörigheter innan ni skriver på.
Hur långa avtal ska en brf teckna?
Korta bindningstider ger förhandlingsläge, långa ger stabilitet i pris. Ett vanligt upplägg är avtal på ett till tre år med automatisk förlängning och tydlig uppsägningstid. Det farliga är inte längden i sig, utan att uppsägningstiden passerar obemärkt.
Skriv in i avtalet: uppsägningstid och sista uppsägningsdag, hur priset räknas upp, vad som händer vid utebliven leverans och hur ni får ut er egen data – bokföring, avtal och lägenhetsförteckning – vid ett byte. Lägg sista uppsägningsdag i styrelsens kalender samma dag som ni skriver på.
Vanliga fallgropar vid upphandling i brf
Underlaget beskriver "sedvanlig skötsel" i stället för konkreta moment, och då blir offerterna omöjliga att jämföra. Styrelsen jämför månadskostnad utan att räkna in timarvoden för allt som ligger utanför avtalet. Ingen kontrollerar vad indexklausulen gör med priset på tre år. Beslutet dokumenteras inte i protokollet, och nästa styrelse vet inte varför valet gjordes. Och det klassiska: avtalet förlängs automatiskt eftersom ingen bevakade uppsägningsdagen.
Ni är inte ensamma om dem – läs vanligaste misstagen i bostadsrättsföreningar och tips för en lyckad brf-upphandling.
När ska en brf byta förvaltare?
Byt när problemen är strukturella, inte personberoende: återkommande fel i aviseringen eller årsredovisningen, ärenden som inte stängs, ingen nåbar kontaktperson, prishöjningar utan motivering eller att ni inte får ut era egna underlag. Enstaka missar löser ni oftast med ett avtalsmöte.
Så går bytet till utan glapp
Läs avtalet först och notera uppsägningsdagen. Säg upp skriftligt och begär bekräftelse. Upphandla ny leverantör innan den gamla perioden löper ut. Kom överens om ett överlämningsdatum och en lista på vad som ska följa med: bokföring, avtalsregister, lägenhetsförteckning, nycklar, ritningar, besiktningsprotokoll och underhållsplan. Informera medlemmarna om nya kontaktvägar innan bytet sker, inte efter.
Hur får styrelsen ner kostnaderna utan att sänka kvaliteten?
Se över avtalen i cykler, samordna entreprenader som rör samma yta och prioritera åtgärder som sänker driftkostnaden över tid. Att förhandla om ett befintligt avtal med tre jämförbara offerter i handen ger nästan alltid mer än att pressa priset utan underlag.
Konkreta ingångar: så sparar din brf pengar varje år, IMD – individuell mätning och debitering, solceller för brf, batterilager för brf och laddstolpar i bostadsrättsföreningar.
Stora entreprenader: en egen process
Stambyte, fasad och tak är projekt, inte inköp. Här behövs besiktningsman, kontrollansvarig, en tydlig entreprenadform och en plan för hur boende informeras. Börja med stambyte, fasadrenovering och tak- och fasadtvätt, och komplettera med besiktningsman och kontrollansvarig.
Kom igång
Ta ett avtal i taget, börja med det som löper ut först. Beskriv uppdraget en gång på Offerta, jämför upp till sex offerter från förvaltare och entreprenörer i ert område och ta ett beslut som går att motivera på stämman. Är ni ett företag inom förvaltning eller entreprenad är samma flöde vägen till nya BRF-kunder – styrelser som redan bestämt sig för att köpa.
Vanliga frågor
Måste en bostadsrättsförening följa LOU?
Nej. Lagen om offentlig upphandling gäller statliga och kommunala myndigheter samt offentligt styrda organ, inte privata bostadsrättsföreningar. Styrelsen väljer själv form och leverantör. Däremot bör ni ta in flera jämförbara offerter och protokollföra beslutet, så att det går att motivera för medlemmarna.
Får en styrelseledamot upphandla sitt eget företag?
Nej. En styrelseledamot får inte handlägga en fråga om avtal mellan sig själv och föreningen, eller där ledamoten har ett väsentligt intresse som kan strida mot föreningens. Det framgår av 7 kap. 23 § lagen om ekonomiska föreningar. Ledamoten kan bidra med kunskap men ska inte delta i beslutet.
Hur ofta bör styrelsen se över sina avtal?
Gå igenom avtalsportföljen en gång per år, gärna i samband med budgetarbetet. Notera uppsägningsdatum, prisutveckling och hur leverantören faktiskt levererat. Upphandla om det som avviker, förhandla om det som fungerar men blivit dyrt och låt resten löpa vidare utan extra arbete.
Ska vi köpa förvaltningen samlad eller uppdelad?
Samlad förvaltning ger en kontaktväg och mindre administration för styrelsen. Uppdelat ger bättre pris per del och gör att ni kan byta en svag leverantör utan att röra resten. Mindre föreningar med få aktiva i styrelsen väljer ofta samlat, större föreningar vinner oftare på uppdelat.
Vad ska vi kräva ut när vi byter förvaltare?
Begär bokföring och verifikationer, aktuell avtalslista, lägenhetsförteckning, medlemsregister, ritningar, besiktningsprotokoll, underhållsplan och nycklar eller passerkort. Skriv in redan i avtalet att materialet ska överlämnas i redigerbart format vid avslut, så slipper ni diskussionen när relationen redan är avslutad.
Läs också
Checklista: upphandling av brf-tjänster
Tips för en lyckad brf-upphandling
Underlätta arbetet i din bostadsrättsförening