Bokföra påminnelseavgift – Så gör du steg för steg

Vad är en påminnelseavgift?

En påminnelseavgift är en administrativ avgift som kan tas ut av företag när en faktura inte betalas i tid. Syftet med avgiften är att täcka kostnaden för att skicka en betalningspåminnelse till kunden.

Maximal avgift

Enligt svensk lag får en påminnelseavgift vara högst 60 kronor.

Frivillig avgift

Det är inte ett krav att ta ut en påminnelseavgift, men många företag gör det för att uppmuntra snabb betalning.

Privatpersoner & företag

Påminnelseavgifter gäller både för företag och privatpersoner, men reglerna kan variera.

När får man lägga på en påminnelseavgift?

För att kunna kräva en påminnelseavgift måste det finnas en överenskommelse mellan dig och kunden, exempelvis genom avtal eller allmänna villkor.

Du får skicka en påminnelse och ta ut en påminnelseavgift när:

Fakturan har förfallit utan att betalning skett.

Det finns ett avtal eller tydliga betalningsvillkor som nämner påminnelseavgiften.

Kunden inte redan bestridit fakturan.

Om det handlar om en enskild näringsidkare eller privatperson måste det finnas avtalat i förväg för att du ska ha rätt att ta ut avgiften.

Är det moms på påminnelseavgift?

Nej, påminnelseavgifter är momsbefriade. Det innebär att du inte ska lägga på någon moms när du skickar en faktura med en påminnelseavgift.

Däremot kan det uppstå ränta på sena betalningar, vilket hanteras separat.

Bokföring av påminnelseavgift och dröjsmålsränta

Att hantera påminnelseavgifter och dröjsmålsränta korrekt i bokföringen är viktigt både när ditt företag får en avgift från en leverantör och när du själv tar ut en avgift från en kund. Här går vi igenom hur detta bokförs på ett tydligt sätt.

När företaget får en påminnelseavgift från en leverantör

Om du får en faktura där en påminnelseavgift har lagts till, ska avgiften bokföras som en övrig kostnad.

Exempel:
Företaget får en faktura där en påminnelseavgift på 100 kr tillkommer.

Påminnelseavgiften bokförs som en extern kostnad

Leverantörsskulden ökar med samma belopp

När avgiften sedan betalas från företagets bankkonto, registreras betalningen och skulden regleras.

När företaget tar ut en påminnelseavgift från en kund

Om du skickar en faktura med en påminnelseavgift till en kund, ska denna avgift bokföras som en övrig rörelseintäkt.

Exempel:
Företaget skickar en påminnelsefaktura där en avgift på 100 kr har lagts till.

Kundfordran ökar med 100 kr

Intäkten registreras som en övrig rörelseintäkt

När kunden sedan betalar fakturan:

Företagskontot ökar med 100 kr

Kundfordran regleras

Även här gäller att påminnelseavgiften inte är momspliktig.

Bokföring av dröjsmålsränta vid försenad betalning

Om en kund betalar sent kan du ta ut dröjsmålsränta utöver påminnelseavgiften. Denna ränta bokförs som en ränteintäkt.

Exempel:
Företaget skickar en räntefaktura där dröjsmålsräntan uppgår till 50 kr.

Kundfordran ökar med 50 kr

Intäkten registreras som ränteintäkt

När kunden sedan betalar dröjsmålsräntan regleras kundfordran och pengarna bokförs som en inbetalning på företagets konto.

Ska man alltid lägga på påminnelseavgift?

Nej, det är inte alltid nödvändigt att lägga på en påminnelseavgift. Många företag väljer att inte ta ut avgiften vid enstaka försenade betalningar för att inte försämra kundrelationen.

Situationer där du kan avstå från påminnelseavgiften:

När det gäller en återkommande kund med en tidigare god betalningshistorik.

Om kunden redan betalat strax efter förfallodagen.

Vid särskilda omständigheter, som sjukdom eller tekniska problem.

Att ha en tydlig betalningspolicy kan hjälpa dig att avgöra när det är lämpligt att ta ut en avgift.

Sammanfattning

• Påminnelseavgift får tas ut om det finns avtalat i förväg.

• Maxbeloppet är 60 kronor enligt lag.

• Ingen moms ska läggas på vid påminnelseavgifter.

• Bokföra påminnelseavgift, leverantörsfaktura görs som en kostnad på konto 6990.

• Bokföra påminnelseavgift till kund görs som en intäkt på konto 3590.

• Dröjsmålsränta bokförs på konto 8313 som en ränteintäkt.

Behöver du hjälp med bokföringen?

Om du känner dig osäker eller vill ha professionell hjälp kan du alltid använda Offerta.se. Det är gratis att fylla i en förfrågan och du blir matchad med upp till sex redovisningsbyråer som kan hjälpa dig att hantera påminnelseavgifter och säkerställa att din bokföring blir korrekt.