Tips & guider
Vägen till framgångsrik kommunikation med dina kunder
2023-10-17
Kommunikation är mycket viktigt i en relation och det gäller inte bara kärleksrelationer. Det är mycket viktigt att göra ett gott intryck när man kommunicerar med kunder och genom att kommunicera och vara uppmärksam bygger du upp en bra relation med dina kunder. Trygghet och förtroende är några av de mest avgörande faktorerna när en kund ska välja tjänsteföretag och dessa faktorer baseras i en välfungerande kommunikation.
Genom en god kommunikation lär du även känna dina kunder och får veta vad de tycker om, vilket ökar förutsättningarna för ett väl genomfört uppdrag och positiva omdömen i slutändan. Med bra kommunikation bygger du starkare relationer vilket kommer att stärka ditt varumärke.
Ha dessa punkter i åtanke då du kommunicerar med kunder:
Vänta inte för länge med att etablera första kontakten
När du ser en förfrågan på Marknadsplatsen som intresserar dig - vänta inte för länge med att besvara den via vårt smarta säljverktyg. Skicka ett kort meddelande först, men se till att sedan snabbt följa upp med ett längre och mer utförligare mail.
“Hej, vi är mycket intresserade av din förfrågan. Vi återkommer med mer detaljer i ett utförligare mail inom kort.”
Presentera bra argument
För en framgångsrik kommunikation bör du ha bra argument som stöder det du vill förmedla. Varför ska kunden välja just dig? Om du kan komma med bra argument som övertygar kunden att just du är bäst för deras uppdrag, då har du så gott som redan vunnit uppdraget. (Läs mer om vad kunder tycker är viktigt vid val av tjänsteföretag här: Viktigt för att vinna kunder: 7 tips.)
Håll det kort men informativt
Du bör inte skicka en hel roman till kunden det första du gör, utan håll det kort och koncist. Dock är det viktigt att du får med den viktigaste informationen så kunden får ett bra intryck av dig och vill välja just dig för sitt uppdrag. Glöm inte att skicka din offert också!
“Hej, vi är specialiserade inom badrumsrenovering och är mycket intresserade av din förfrågan. Vi är väldigt professionella och det viktigaste för oss är att du blir nöjd. Läs gärna mer om oss på vår företagsprofil och där finner du även omdömen från tidigare kunder. Bifogat finner du vår offert för jobbet.”
Samla in den information du behöver
Ibland kan du behöva mer information från kunden för att ge dem de svar och den information som de behöver. Gissa dig inte fram till vad kunden vill. Är något otydligt - fråga. Det är bättre att erkänna att du inte har alla svar på direkten än att riskera att ge kunden felaktig information.
Var tydlig
Ibland kan det vara svårt att ge en offert utan att ha varit hemma hos kunden först. Om du behöver komma och titta på plats innan du kan skicka en offert - meddela kunden detta och förklara varför. Var tydlig med varför du inte kan ge en offert direkt. I slutändan kommer kunden att uppskatta detta eftersom det är för deras skull du gör på det här viset, så de får en mer rättvis och korrekt offert. Glöm inte att vara trevlig i din ton när du meddelar kunden detta dock, då vissa kunder förväntar sig en offert på direkten.
“Hej, vi är mycket intresserade av din förfrågan. Dock för att kunna ge dig en mer rättvis och korrekt offert skulle vi behöva komma hem till dig och titta först. Om detta fungerar för dig kan vi komma överens om en tid som fungerar för oss båda. Vi ser fram emot att höra ifrån dig.”
Följ upp med ett telefonsamtal
Första kontakten med kunden är via mail. Om/när kunden valt just ditt tjänsteföretag, var inte långsam med att följa upp med ett telefonsamtal. Denna typ av kommunikation är mer personlig och kan skapa ett bra intryck hos kunden. Ibland kan skriftlig kommunikation uppfattas som stelt, så att kommunicera över telefon kan vara uppskattat. Dock är inte alla bekväma med att prata i telefon, så känn dig fram.
Visa intresse
Lyssna på din kund och visa att du är intresserad av vad han/hon har att säga. Behöver de mer information från dig? Försök då ge dem den information de behöver. Är de osäkra över något? Fråga dem vad de vill veta. Att vara en god lyssnare och inte bara kommunicera bra är en viktig del för en framgångsrik kommunikation.
Undvik distraktioner
Något som kan vara väldigt irriterande är när den ena personen mitt i ett samtal blir distraherad av annat, som en ringande telefon. Ge kunden uppmärksamhet och se till att bli klar med samtalet först innan du riktar uppmärksamheten någon annanstans.
Kommunicera på ett förståeligt sätt
Var försiktig med att använda ord eller uttryck som kunden inte förstår. För dig inom din bransch kanske vissa ord är självklara, men tänk på att vi alla inte har samma typ av ordförråd då vi är verksamma inom olika områden. Undvik tekniska förkortningar som kan vara svåra att förstå och var uppmärksam på om personen du pratar med lyssnar och hänger med i vad du säger. Kommunicera på det sätt som passar personen du talar med.
Vi har tidigare skrivit ett inlägg med tips på hur man skriver ett professionellt mail som blir grammatiskt korrekt, men som du ser finns det annat förutom grammatiken att ha i åtanke då du vill kommunicera på ett bra och professionellt sätt med dina kunder. Genom att följa våra tips kommer du att förbättra din kommunikation och resultatet från detta kan bara bli positivt.
Om du behöver hjälp med att ta fram mallar för att kommunicera med dina kunder i början kan din Success Manager hjälpa dig med det. Detta kommer definitivt att öka dina chanser att vinna uppdrag.
Om du har ett tjänsteföretag men inte är ansluten till Offerta - skicka in en intresseanmälan till oss så berättar vi hur vi kan hjälpa dig på vägen till framgång.
