Att tänka på vid en kontorsflytt

Anlita hjälp till hela eller delar av kontorsflytten

De flesta företag väljer att anlita en flyttfirma när det är dags att byta lokaler. Ofta väljer man även flyttstädning för att snabbt bli startklar på det nya kontoret och många flyttfirmor erbjuder därför även städning som en del av en kontorsflytt. Fundera över om ni själva ska packa ner och märka upp era saker eller om flyttfirman ska ansvara för det. På samma sätt kan ni välja att låta flyttfirman montera isär och montera ihop möbler och utrustning i samband med flytten.

Om du väljer att anlita en separat städfirma kan du läsa mer om:

Tidslinje: från beslut till inflytt

En tydlig tidslinje minskar risk för driftstopp och extrakostnader. Så här ser en typisk plan ut.Tid

Roller och ansvar

Beställare/ledning: mål, budget, beslut och prioriteringar.

Projektledare: tidsplan, leverantörer, risk och kommunikation.

Flyttsamordnare hos leverantören: praktisk styrning flyttdagar.

IT-ansvarig: nätverk, klienter, servrar, licenser, säkerhet.

Arbetsmiljöombud: ergonomi, utrymningsvägar, skyltning.

Leverantörer: flytt, städ, el/data, möbelmontering, återbruk.

Tydliga roller hindrar dubbelarbete och gap i ansvar, särskilt när flera leverantörer delar uppdraget. Överväg en Total-tjänst om ni vill minimera koordination och gränsdragningsfrågor.

Avtal, adresser och administration

Hyresavtal: uppsägningstid, tillträde, besiktning, återställning.

Nycklar/passersystem: utlämning, spärrlistor, kvittens.

Adressändring: Skatteverket, Bolagsverket (vid sätesbyte), bank, försäkring, leverantörer, kunder och webb/trycksaker.

Tillstånd/parkering: bygglov för skylt, lastzon, hissbokning.

Försäkring: kontrollera att flyttfirman har trafik-, ansvar- och varuförsäkring som täcker din verksamhet.

IT och informationssäkerhet

Planera IT som ett eget delprojekt. Säkerhetskopiera allt, dokumentera nätverk och licenser, planera kabeldragning och AP-placering, och gör en stegvis ned- och uppstart. Märk utrustning per zon/arbetsplats, transportera känsliga enheter säkert och hantera databärare enligt GDPR. Testa nät, skrivare och mötesrum innan inflytt.

Packning och märkning som fungerar

Skapa enkla regler som alla följer:

Zonfärger per avdelning och löpnummer per arbetsplats.

Märk kartonger på två sidor och topp. Skriv målrum, namn och innehåll.

Packa max ~20 kg/kartong. Separera skört/IT i dämpat emballage.

Låt proffs packa kök, arkiv och känslig teknik för att minimera skador.

Mall: checklista för kontorsflytt

Strategi och mål: budget, tid, kvalitetskrav, driftstopp tolerans.

Projektorganisation: roller, mötesstruktur, beslutsvägar.

Lokaler: planritningar, ytzoner, ergonomi, skyltning, utrymning.

Inventering: möbler, IT, AV, arkiv, avfall/återbruk.

Leverantörer: flytt, städ, IT, el/data, inredning, Total-lösning?

Administration: avtal, adresser, nycklar/passersystem, försäkring.

Kommunikation: tidslinje, medarbetarinstruktion, kund/partnerinfo.

Packning/märkning: zonfärger, regler, specialgods, skört/IT.

Flyttlogistik: hiss/parkering, bärvägar, skydd, tillstånd.

Efterarbete: uppstart IT, funktionsrond, åtgärdslista, slutbesiktning.

Efter flytten: snabb återstart

Säkerställ att alla medarbetare kan arbeta första dagen: nätverk, skrivare, mötesrum, ergonomi på plats. Följ upp öppna punkter dagligen första veckan. Gör slutbesiktning av gamla lokalen, lämna nycklar och arkivera protokoll, garantier och uppdaterade inventarier.

Vanliga frågor och svar

Hur lång tid tar en kontorsflytt?

En normal kontorsflytt planeras bäst över 6–12 veckor, men större flyttar bör starta 3–9 månader i förväg. Tidsåtgången vid själva flytten avgörs av volym, tillgänglighet och tjänsteinnehåll (packning, montering, IT). Med god plan minimeras driftstopp till 1–2 dagar.

För större organisationer är ledtiden ofta lokalenpassad: nätverk/elkraft och möbler har egna leveranstider. Försök tidsätta kritiska moment baklänges från inflytt: IT, passersystem och skyltning måste vara redo före personalens första dag.

Vad bör ingå i en offert för kontorsflytt?

En tydlig offert ska specificera volym, bemanning, tidsplan, vad som ingår (packning, märkning, montering, IT, flyttstäd), försäkringar och eventuella tillägg (kväll/helg, hisslös miljö). Efterfråga referenser och möjlighet till Total-lösning med en kontaktpunkt.

Jämför alltid offerter med samma omfattning. Be om fast pris där det går, och definiera tillägg i förväg (extra bäravstånd, specialgods). En bra leverantör gör platsbesök, riskbedömer och föreslår effektivare logistik som kan sänka totalkostnaden.

Hur minimerar vi driftstopp under flytten?

Planera IT som första prioritet, flytta i etapper eller över helg, och låt proffs hantera packning av kritiska funktioner. Förbered temporära arbetsplatser, säkerställ nät/skrivare i förväg och utse mottagare på nya kontoret för snabb uppmärkning och start.

Kommunicera vad alla medarbetare ska göra och när. Gör checklistor per avdelning, kör generalrepetition för IT-uppstart och ha reservutrustning redo (switchar, kablage, skärmar). Med en Total-lösning samordnas allt av en projektledare, vilket minskar stopp.

Vad kostar en kontorsflytt?

Priset beror på volym, avstånd, tillgänglighet, specialhantering och omfattning: packning, montering, IT och städ. Begär specificerade offerter, gärna både för delmoment och Total-lösning. Rensning och bra märkning minskar tid och därmed den totala kostnaden.

Be om platsbesök för korrekt bedömning. Kontrollera att varu- och ansvarsförsäkring täcker er verksamhet. Välj leverantör med dokumenterad erfarenhet av kontorsflyttar – effektiv logistik och rätt bemanning ger ofta lägre slutnota än lägsta timpris.