Projektledning för kontorsflytt: så lyckas du utan driftstopp

Vad innebär projektledning vid kontorsflytt?

Projektledning för kontorsflytt omfattar förstudie, tidsplan, budget, upphandling, logistik, IT/tele, fastighetsfrågor, arbetsmiljö, avveckling i gamla lokaler och intrimning i nya. Projektledaren är navet mellan flyttfirma, IT-leverantör, fastighetsägare och interna team och ansvarar för beslut, uppföljning och riskhantering.

Roller och ansvar i flyttprojektet

En tydlig organisation minskar friktion och kostsamma missförstånd.

Styrgrupp:

Fattar beslut om budget, prioriteringar och tidplan.

Projektledare:

Leder helheten, följer upp milstolpar och risker, rapporterar status.

Delprojekt:

IT/tele, Lokaler & inredning, Logistik/flytt, Arbetsmiljö & säkerhet, Kommunikation & HR.

Leverantörer:

Flyttfirma, montage, AV, nätverk, lås/access, skyltning, städ, återvinning.

RACI-princip:

Vem är ansvarig, godkännande, rådgivande och informerad för varje aktivitet.

Enligt vår erfarenhet bör projektledaren ha mandat att besluta om dagliga prioriteringar och en tydlig ändringsprocess för att undvika scope creep.

Tidslinje – från beslut till go‑live

En strukturerad tidplan ger kontroll. Följande upplägg fungerar för både små och stora kontor.

Planera kritiska beroenden (t.ex. fiberdragning, passersystem, brandskydd, skyltning) tidigt, ledtiderna är ofta längre än man tror.

Budget och kostnadsdrivare

Rätt budget minskar risken för obehagliga överraskningar. Nedan ser du typiska poster och vad som driver priset

Tips: Begär en tydlig specifikation och jämför renodlad prislista mot så kallad total projektledning/totallösning där projektledning, flytt och montage paketeras. Totaloffert kan ge bättre kontroll och färre gränssnitt.

Total projektledning eller delinsatser?

Total projektledning (”totallösning”):

En partner tar helhetsansvar från planering till driftsättning och efterkontroll. Passar när du vill ha en kontaktpunkt, tight tidsplan och begränsade interna resurser.

Delprojekt:

Du köper enbart flytt, IT eller montage och leder helheten själv. Passar om ni har stark intern PM-kompetens.

Enligt vår erfarenhet lönar sig total projektledning vid komplex IT, många intressenter eller när flytten sker under pågående produktion.

IT, data och säkerhet

IT är ofta den kritiska vägen. Säkerställ:

• Nät och el: färdigställda uttag, redundans, UPS där det krävs.

• Utrustning: förkonfigurerade klienter, etikettering, patchlistor, licenser.

• Dataskydd: säkerhetskopior, krypterade transporter, GDPR-rutiner för dokument och arkiv.

• Samverkan: koordinera med operatörer, AV, skrivare, passersystem och larm.

• Tester: röktester av nät, inloggning, utskrift, mötesrumsteknik innan go‑live.

Planera även för e‑skrot enligt WEEE/El‑Kretsen och säker destruktion av datamedia.

Riskhantering och beredskap

Vanliga risker är förseningar i nätverk, hiss- och accessproblem, skador och felplacerad utrustning. Minska riskerna med:

• Plan B för kritiska aktiviteter (extra flyttdag, alternativ uppkoppling).

• Spärrtider i kalendern för nyckelpersoner.

• Tydlig märkning (zon, rum, plats, inventarienummer).

• Go‑live‑support första dagarna med snabb åtgärdslista.

Vanliga frågor och svar

När bör projektledningen för en kontorsflytt starta?

Starta projektledningen så tidigt som möjligt, gärna 4–6 månader före flytt för små kontor och 6–12 månader för större. Kritiska ledtider rör ofta nätverk, passersystem, bygganpassningar och uppsägningstider. En tidig förstudie minimerar driftstopp och extra kostnader.

En tidig kick‑off ger tid att inventera, ta in offerter, boka hissar och styra beroenden. Vi ser ofta att fiberdragning, brandskydd/godkännanden samt möbel- och AV‑leveranser är flaskhalsar. En projektplan med milstolpar och risklogg från dag ett betalar sig snabbt.

Vad ingår vanligtvis i total projektledning vid kontorsflytt?

Total projektledning omfattar planering, upphandling, logistik, flytt, IT/AV, montage, återvinning, städ samt driftsättning och efterkontroll – med en kontaktpunkt och gemensam tidplan/budget. Det minskar gränssnitt och påskyndar besluten under genomförandet.

I en totallösning tar leverantören ansvar för koordinering mellan fastighetsägare, operatörer och interna team, inklusive märkning, säkerhet, försäkring och dokumentation. Be om en tydlig leveransspecifikation, SLA för go‑live och en åtgärdslista för första veckorna.

Hur minimerar vi driftstopp under flytten?

Planera flyttfönster utanför produktion, säkra IT i förväg, förkonfigurera utrustning och testkör mötesrum och skrivare. Använd tydlig märkning och en check‑in/ut‑process. Ha support on‑site dag 1–3 och en prioriterad åtgärdslista med ansvariga.

Komplettera med tillfälliga lösningar som 4G/5G‑back‑up, speglarbetsplatser för kritiska team och alternativa mötesrum. Enligt vår erfarenhet är ett ”control room” med PM, IT och flyttansvarig de första dagarna bästa försäkringen mot onödiga störningar.

Vad driver kostnaden mest vid kontorsflytt?

Volym/vikt, tidsfönster (kväll/helg), avstånd, avsaknad av hiss, komplex IT/AV, ny‑ kontra återbruk av inredning samt avvecklingskrav (städ/besiktning) påverkar mest. Lämna korrekta underlag och be om fast pris där det går, med tydliga avgränsningar.

Komplettera med buffert 10–15 % för oförutsett. Jämför delad prissättning mot totaloffert – helhetslösningar kan bli billigare när koordinering och risk prissätts. Säkerställ försäkringsskydd och ansvarsfördelning mellan leverantörer.

Vilka regler och krav måste vi ta hänsyn till?

Säkerställ arbetsmiljökrav (AFS), brandskydd/utrymning, GDPR för personuppgifter/arkiv, WEEE för e‑skrot samt hyresvärdens återställningskrav. Planera nycklar/access, hissbokningar och eventuella bygganmälningar i god tid.

Ta in skriftliga krav från fastighetsägare före och efter flytt, dokumentera skick med foto, och involvera skyddsombud i layout- och ergonomibeslut. För känsligt material: använd kedja‑på‑hand-lösningar och intyg på säker destruktion.