Guide
10 frågor styrelsen bör ställa till sin fastighetsförvaltare
2026-09-22
De flesta styrelser utvärderar sin fastighetsförvaltare på magkänsla. Den här listan ger tio frågor som går att ställa på ett vanligt styrelsemöte – och som fungerar lika bra vid uppföljning av en befintlig förvaltare som vid en upphandling av en ny. Svaren visar snabbt om ni får det ni betalar för.
Ta gärna med listan som en punkt på nästa möte och anteckna svaren. Många styrelser upptäcker att de betalar för tjänster de inte använder, eller saknar sådant de trodde ingick. Skriftliga svar är dessutom bra underlag om ni senare vill omförhandla arvodet eller jämföra andra förvaltare.
Så förbereder ni mötet
Skicka frågorna till förvaltaren några dagar i förväg. Syftet är inte att sätta någon på plats, utan att få fram underlag som styrelsen kan fatta beslut på – och det kräver att förvaltaren hinner ta fram siffror ur underhållsplan och ärendesystem.
Ta med tre dokument till mötet: senaste underhållsplanen, förvaltningsavtalet med bilagor och de tolv senaste fakturorna. Med dem framme går det att kontrollera svaren direkt i stället för i efterhand. Utse en i styrelsen som antecknar, och stäm av mot föregående års protokoll så att ni ser vad som faktiskt hänt sedan sist.
En sista sak: bestäm innan mötet vad ni vill uppnå. Vill ni sänka arvodet, höja servicenivån eller få ordning på underhållsplanen? Frågorna nedan fungerar för alla tre, men samtalet blir betydligt kortare om styrelsen är enig om målet.
Underhållsplanen är förvaltarens viktigaste leverans. Är den äldre än tre år, eller bygger den på besiktningar som ingen längre minns, är den snarare ett dokument än ett verktyg. Fråga när planen senast reviderades, vilka poster som flyttats och varför.
En bra förvaltare kan svara direkt, i kronor och per år. Kan ni inte få fram en treårsvy ur planen går den inte att använda för att sätta avgiften eller planera en amortering. Be om summorna per år, inte bara en lista över åtgärder.
Otydligheten mellan fastpris och löpande timmar är den vanligaste källan till oväntade kostnader. Be om en tjänstelista och en timtaxa per roll. Skillnaden mellan teknisk förvaltning, fastighetsskötsel och ekonomisk förvaltning bör också framgå tydligt av fakturan.
Fråga efter faktiska svarstider, inte ambitioner: hur många ärenden kom in förra kvartalet, hur lång tid tog det innan de åtgärdades och hur många ligger öppna nu? Förvaltare med ett ärendesystem kan ta fram siffrorna. De som inte kan det säger något om uppföljningen.
Ni vill veta hur många anbud som tas in, om samma leverantör återkommer och om förvaltaren har egna bolag i koncernen som utför arbetet. Ingenting av det är fel i sig – men det ska vara känt för styrelsen, och rabatter eller provisioner bör tillfalla föreningen.
OVK, hissbesiktning, energideklaration och brandskyddskontroll har fasta intervall. Förvaltaren ska kunna räkna upp vilka som ligger närmast i tid och vem som bokar dem. Om styrelsen måste hålla reda på det själv betalar ni för en bevakning ni inte får.
Jämför planerat mot utfört. Poster som skjuts framåt år efter år är en varningssignal – antingen är planen orealistisk eller så saknas det tid hos förvaltaren. Fråga också vilka akuta reparationer som dykt upp och om de kunde ha förutsetts.
Kontinuitet är en stor del av värdet i teknisk förvaltning. Fråga hur många föreningar er förvaltare ansvarar för, vem som är backup och hur överlämningen ser ut. Byten av handläggare utan överlämning är en vanlig orsak till att kunskap om fastigheten försvinner.
Många avtal förlängs automatiskt med långa uppsägningstider. Ta reda på exakt datum för nästa uppsägningsfönster och skriv in det i styrelsens årskalender. Detaljerna går vi igenom i guiden om vad som ska ingå i ett avtal för teknisk förvaltning.
Den sista frågan är den mest avslöjande. En engagerad förvaltare har en åsikt och kan motivera den utifrån fastighetens skick. Ett svävande svar betyder ofta att ingen har tittat på fastigheten på ett tag.
Vad gör ni med svaren?
Sammanfatta svaren i protokollet och bestäm två eller tre saker som ska förbättras till nästa möte – till exempel en uppdaterad underhållsplan eller en tydligare tjänstelista. Fungerar samarbetet i grunden är omförhandling nästan alltid enklare än ett byte.
Är svaren däremot tunna är det rimligt att ta in jämförelse. Genom en förfrågan på Offerta får er förening förslag från upp till sex förvaltningsföretag som är vana att arbeta med bostadsrättsföreningar, och ni ser direkt om arvodet ni betalar är marknadsmässigt – gratis och utan att binda er.
Läs också
Få kontakt med upp till 6 företag nära dig. Gratis och utan att binda dig!
Se om andra kunder gett ris eller ros. Av 73000+ omdömen har 94% satt toppbetyg.
Se om företagen har rätt kompetens - behörigheter & referenser, allt på ett ställe!
