Sekretess i redovisning: Skydda kunddata

När har revisorer tystnadsplikt?

Både revisorer och redovisningskonsulter omfattas av tystnadsplikt, vilket innebär att du inte får lämna ut uppgifter om en kunds ekonomi eller affärer till obehöriga.

📌 Revisorers tystnadsplikt regleras i Revisionslagen (1999:1079) och innebär att en revisor inte får röja uppgifter om en kund, såvida det inte krävs enligt lag. Exempelvis kan revisorn vara skyldig att lämna uppgifter vid misstänkt penningtvätt eller om myndigheter begär det.

📌 Redovisningskonsulters sekretess regleras i branschstandarder från SRF och FAR, där sekretessavtal är en central del av kundrelationen.

Genom att tydligt informera kunderna om deras och din sekretess kan du bygga förtroende och säkerställa att du följer lagen.

Sekretessavtal för redovisningskonsulter

Ett sekretessavtal (NDA, Non-Disclosure Agreement) mellan en redovisningskonsult och kund säkerställer att:

Kundens ekonomiska uppgifter inte delas med obehöriga.

All hantering av kunddata sker enligt gällande lagar och regler.

Tydliga riktlinjer finns för vad som händer om sekretessen bryts.

Sekretessavtal är särskilt viktiga om:

• Du hanterar känsliga uppgifter, exempelvis företagshemligheter eller skatteplanering.

• Du samarbetar med externa parter som kan få tillgång till kunddata.

• Kunden kräver ett avtal för att säkerställa sin egen efterlevnad av GDPR.

📌 Tips: Använd alltid skriftliga sekretessavtal när du inleder ett nytt samarbete för att undvika missförstånd och juridiska problem.

Skydda kunddata i redovisning – Viktiga åtgärder

Säkerheten för kundinformation bör vara en högsta prioritet för alla redovisningsbyråer. Här är några dataskyddsstrategier du kan implementera:

🔹 Använd krypterade system – All kundinformation bör lagras i krypterade databaser och skickas via säkra kanaler.

🔹 Begränsa åtkomsten – Endast de medarbetare som behöver informationen för sitt arbete ska ha tillgång.

🔹 Tvåfaktorsautentisering (2FA) – Säkerställ att obehöriga inte kan komma åt kunddata genom att kräva extra inloggningssteg.

🔹 Regelbundna säkerhetsuppdateringar – Se till att alla program och system är uppdaterade för att förhindra dataintrång.

🔹 Utbilda personalen i cybersäkerhet – Många dataintrång sker genom mänskliga misstag, så se till att alla i teamet vet hur de ska hantera kunddata säkert.

Genom att implementera dessa säkerhetsåtgärder kan du minska risken för dataintrång och informationsläckor.

GDPR och redovisning – Vad gäller?

Sedan GDPR (General Data Protection Regulation) trädde i kraft 2018, har kraven på dataskydd blivit ännu striktare. Som redovisningsbyrå måste du säkerställa att all hantering av kundinformation följer GDPR:s riktlinjer.

De viktigaste GDPR-kraven för redovisningsbyråer:

Samtycke och tydlig information

Kunden ska veta vilka uppgifter du samlar in och varför.

Lagringsbegränsning

Du får inte lagra kunddata längre än nödvändigt.

Rätt till insyn och radering

Kunder har rätt att begära

Dataskyddsombud (DPO)

Större redovisningsbyråer kan behöva utse en ansvarig person för dataskydd.

Incidentrapportering

Om ett dataintrång sker måste det anmälas till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) inom 72 timmar.

📌 Tips: Se till att dina sekretesspolicyer är uppdaterade och att du kan visa att du följer GDPR vid en eventuell granskning.

Sekretessregler för redovisning – Vad händer vid brott?

Om en redovisningsbyrå bryter mot tystnadsplikten eller GDPR kan det få allvarliga konsekvenser, såsom:

⚠ Böter och sanktionsavgifter – GDPR-brott kan leda till böter på upp till 4 % av företagets globala omsättning.

⚠ Skadeståndsansvar – Kunder som drabbas av informationsläckor kan kräva ekonomisk ersättning.

⚠ Förlorat förtroende – En säkerhetsincident kan skada företagets rykte och leda till kundförluster.

För att skydda din byrå från dessa risker är det viktigt att följa sekretessregler och ha en tydlig datasäkerhetsstrategi.

Så förbättrar du säkerheten och bygger förtroende

Att skydda kunddata handlar inte bara om att följa lagar – det handlar om att bygga långsiktigt förtroende. Här är några bästa praxis för att stärka säkerheten i din redovisningsbyrå:

Ha en tydlig policy för dataskydd och sekretess

Kommunicera den till både kunder och medarbetare.

Använd GDPR-anpassade system

Molnbaserade bokföringssystem som Fortnox har inbyggda säkerhetsfunktioner.

Utför regelbundna säkerhetsrevisioner

Granska dina rutiner och förbättra säkerheten där det behövs.

Håll dig uppdaterad om lagändringar

Sekretesslagstiftningen uppdateras regelbundet, så se till att din byrå följer de senaste reglerna.

Hitta fler kunder och stärk din redovisningsbyrå via Offerta.se

Att följa sekretessregler och ha en stark datasäkerhetsstrategi gör din byrå mer attraktiv för potentiella kunder. Genom Offerta.se kan du hitta företag som söker pålitliga redovisningskonsulter.

🔹 Skapa en profil och beskriv dina tjänster.

🔹 Få offertförfrågningar från företag som letar efter en säker och pålitlig redovisningsbyrå.

🔹 Jämför uppdrag och skicka offert direkt till potentiella kunder.

Med Offerta.se kan du bygga upp en kundbas samtidigt som du säkerställer högsta möjliga sekretess och datasäkerhet.