Checklista för upphandling av diverse till din BRF

2017-07-24


En enkel guide om vad du bör tänka på när du upphandlar BRF-tjänster

Som styrelse har man ofta uppgiften att upphandla både löpande och omfattande tjänster åt föreningen och samtidigt se till att byggnadens underhåll sköts med den regelbundenhet som krävs.

Då är det vara extra viktigt att ha rutiner och riktlinjer som fungerar väl och som maximerar dina chanser att göra en god affär. Om ni är osäkra på hur dessa rutiner bör fungera så har vi gjort i ordning en checklista till hjälp:

  1. Gör en behovsanalys
    Vilket arbete ska utföras? I en behovsanalys gör antingen ni i styrelsen eller en fristående fastighetskonsult en förstudie av det specifika arbetsområdets skick och kommer fram till vad som behöver göras exakt. Därefter bestämmer ni i styrelsen tillsammans vilken eller vilka åtgärder som behövs.

  2. Sammanställ ett förfrågningsunderlag
    När styrelsen är överens och klara över vilket arbete som ska utföras och under vilka omständigheter är det dags att sammanställa ett förfrågningsunderlag att lämna till företagare. Tänk på att ett detaljerat underlag sannolikt kommer att ge dig ett mer detaljerat svar tillbaka.

  3. Bestäm vad som är obligatoriskt och vad som är tillval
    Ibland har föreningen ett utmärkt läge att ge sina boende chansen att få ytterligare arbeten utförda utöver det som föreningen betalar för. Om det ändå ska utföras till exempel hantverksarbete i byggnaden kan ni i styrelsen i förväg förhandla fram priser för eventuella tillval som skulle kunna intressera de boende.

  4. Utse ett ombud
    Ni i styrelsen bör utse någon av er som ska agera ombud. Ombudet representerar föreningen och sköter sedan kontakterna mellan er och leverantören.

  5. Ta in offerter
    När ett ombud är valt och förfrågningsunderlaget sammanställt är det dags att ta in offerter från relevanta tjänsteföretag. Vi rekommenderar att man tar in så många som möjligt för att få bästa möjliga variation och prisbild. Om det kan vara till hjälp för er har du möjlighet att utan kostnad lägga upp din förfrågan på vår hemsida så kommer kontrollerade tjänsteföretag lämna offerter. Det gör du här!

  6. Gör upp avtal
    Det är viktigt att ni som ansvariga i bostadsrättsföreningen ser till att allt arbete som utförs i byggnaden täcks av giltiga avtal. Detta är alltid viktigt även för privatpersoner, men det blir särskilt viktigt eftersom er förening precis som det anlitade företaget också är en näringsidkare och därmed juridisk person. Detta innebär att era upphandlingar inte täcks av konsumenttjänstlagen.

  7. Anlita en besiktningsman vid behov
    Om någon form av renovering, tillbyggnad eller hantverk ska utföras så är det bäst att ni tar in en oberoende besiktningsman som löpande inspekterar arbetet. Ni kan anlita en neutral besiktningsman genom att skapa en separat förfrågan på här.

  8. Följ upp arbetet
    Ni bör även själva så gott det går följa upp arbetet och hålla en regelbunden dialog med leverantören. Detta är en utmärkt uppgift för ombudet som ni har utsett.

  9. Utför en slutbesiktning
    Precis som att ni bör ha löpande besiktning vid större arbeten så är det även ett måste att en oberoende besiktningsman utför en slutbesiktning. Ofta kan företaget ni har anlitat erbjuda en besiktningsman, men ni bör alltid anlita en egen oberoende eftersom det ger er en extra säkerhet att arbetet är utfört korrekt.

Vi hoppas att denna checklista har gjort dig mer förberedd för hur du bäst anlitar någon för omfattande eller löpande tjänster och arbeten. Söker ni någon just nu finner ni kontrollerade tjänsteföretag enkelt genom att lägga upp en förfrågan här.

Lycka till med styrelsearbetet!

Offerta
Dela den här artikeln


Vad behöver du hjälp med?

Offerta mig