Checklista - upphandling av BRF-tjänster

Vilket arbete ska utföras? I en behovsanalys gör antingen ni i styrelsen eller en fristående fastighetskonsult en förstudie av det specifika arbetsområdets skick och kommer fram till vad som behöver göras exakt. Därefter bestämmer ni i styrelsen tillsammans vilken eller vilka åtgärder som behövs.

När styrelsen är överens och klara över vilket arbete som ska utföras och under vilka omständigheter är det dags att sammanställa ett förfrågningsunderlag att lämna till företagare. Tänk på att ett detaljerat underlag sannolikt kommer att ge dig ett mer detaljerat svar tillbaka.

Ibland har föreningen ett utmärkt läge att ge sina boende chansen att få ytterligare arbeten utförda utöver det som föreningen betalar för. Om det ändå ska utföras till exempel hantverksarbete i byggnaden kan ni i styrelsen i förväg förhandla fram priser för eventuella tillval som skulle kunna intressera de boende.

Ni i styrelsen bör utse någon av er som ska agera ombud. Ombudet representerar föreningen och sköter sedan kontakterna mellan er och leverantören.

När ett ombud är valt och förfrågningsunderlaget sammanställt är det dags att ta in offerter från relevanta tjänsteföretag. Vi rekommenderar att man tar in så många som möjligt för att få bästa möjliga variation och prisbild. Om det kan vara till hjälp för er har du möjlighet att utan kostnad lägga upp din förfrågan på vår hemsida så kommer kontrollerade tjänsteföretag lämna offerter.Det gör du här!

Det är viktigt att ni som ansvariga i bostadsrättsföreningen ser till att allt arbete som utförs i byggnaden täcks av giltiga avtal. Detta är alltid viktigt även för privatpersoner, men det blir särskilt viktigt eftersom er förening precis som det anlitade företaget också är en näringsidkare och därmed juridisk person. Detta innebär att era upphandlingar inte täcks av konsumenttjänstlagen.

Om någon form av renovering, tillbyggnad eller hantverk ska utföras så är det bäst att ni tar in en oberoende besiktningsman som löpande inspekterar arbetet. Ni kan anlita en neutral besiktningsman genom att lägga upp ert uppdrag här.

Ni bör även själva så gott det går följa upp arbetet och hålla en regelbunden dialog med leverantören. Detta är en utmärkt uppgift för ombudet som ni har utsett.

Precis som att ni bör ha löpande besiktning vid större arbeten så är det även ett måste att en oberoende besiktningsman utför en slutbesiktning. Ofta kan företaget ni har anlitat erbjuda en besiktningsman, men ni bör alltid anlita en egen oberoende eftersom det ger er en extra säkerhet att arbetet är utfört korrekt.